忙，不盲 Busy, Not Burdened

改善工作場合丹尼爾達克一直認為自己是個有生產力的員工，因為他每天早上都先把要做的事情列表並訂下目標。但身為中國盾公司(位於Jacksonville, Fla.)一員的達克先生，有時候發現自己在一天下班前能完成的事常常比計劃少。原因？不斷被郵件與電話之耗時組合插撥干擾。

“我的結局是常常晚下班，週末得去辦公室，或在孩子睡了之後再回到辦公室，只有這樣我才可以有一些不被干擾的時間來完成工作。” 加班或超時工作是許多人該改善的壞習慣。根據上週Salary.com所報導的研究數據，美國人上班每天平均浪費兩小時，浪費雇主一年7,590億的成本，在網路搜尋、與同事聊天或是做個人私事等。

微軟的進行的研究顯示，上班族每週只有三個有效工作天。每週用5 1/2小時開會，70%認為這些會議的生產力極低。這些人平均每天收到56封郵件。”缺乏焦點是讓員工生產力低的首要因素。他們不知如何排定優先順序，…被動地讓日子過而非自主地過日子。” 許多人說他們每天工作10、12 甚至14小時，不過細查他們的時間分配，真正有效能的工作時數只有5小時。只是忙並不代表有生產力，而是要做真正要緊的事。

打擊壞習慣

* 兩分鐘原則。如果某件事需要花的時間少於兩分鐘，當下立刻做。這會減少桌上堆積的文件，不被滿載的收件夾所分心。

* 關閉電子郵件收件時的”提示鈴”，你才不會有必須立即去開啟信件的衝動。設定特定的時間閱讀郵件，像早晨、午餐後、或是下班前。

* 過濾電話。不接聽不明來電。讓它自動轉接語音信箱稍後再處理。

* 工作被打斷耗時甚多，不僅是原本需要用的時間，還包括你需要時間回神到手邊原先正在處理的事。

* 生產力低的人不設定目標。他們在一天開始時沒有準備好。

* 生產力低的人讓他人干擾，因一些費時的瑣事而延宕進度。

* 生產力低的人浪費時間在找東西。他們沒有好的檔案管理系統。

* 生產力低的人傾向於做自己喜歡的事，而非應該做的事。

* 生產力低的人會擔心他們永遠趕不上進度

* 生產力低的人較容易分心。

改善工作場合

* 使用較高的工作區屏障或是消音耳機。有些員工發現用iPod 聽自己喜歡的音樂有助於專心，也有人使用專剋噪音的耳機(white noise machine)。

* 容許員工每週至少有一天可在家工作，因為在公司會有許多社交對話與會議。

* 一項研究顯示，三分之一的主管說下午四點到六點是員工生產力最低的時段。不是在座位上坐著的時間長，不是人在辦公室，嘴巴或手指在動或是坐在位子上，就代表有生產力。

如何工作得更聰明 時間管理專家提供一些提高生產力的建議：

* 早點上班，在電話開始響與干擾開始之前。

* 桌面淨空，不要堆滿與進行專案無關的文件。

* 列表，專注在最重要的五件事情上。

* 不要延遲決定，即時處理文件。

* 避免”貼壁紙”，不在電腦螢幕上佈滿利貼。

* 在下班離開辦公室前處理完所有重要的電話與郵件。